POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 1. Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia  de datos personales que DISTRIBUCIONES ELECTRICAS AC SAS  (en adelante “DISTRIBUCIONES ELECTRICAS AC SAS ” la “EMPRESA”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo. 

 En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la EMPRESA realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.  

 Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una política definida de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la EMPRESA, incluyéndolo a usted, a los empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado. 

2. Definiciones

 Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

– Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la EMPRESA como Responsable de los datos;

– Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la EMPRESA de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

– Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la EMPRESA en virtud de una relación contractual/obligacional;

– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la EMPRESA.

– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la EMPRESA;

– Transferencia: Se refiere al envío por parte de la EMPRESA como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

– Transmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. Uso y finalidad del Tratamiento

La EMPRESA reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la EMPRESA.  

 En virtud de la relación que se establezca entre usted y la EMPRESA, éste recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales son utilizados para:

• Ejecución de los negocios o contratos suscritos con la EMPRESA.
• Cobro y recaudo de obligaciones contractuales.
• Pago de obligaciones contractuales.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
• Registro de la información de los Empleados en la base de datos de la EMPRESA.
• Registro de la información de los Proveedores y contratistas en la base de datos de la EMPRESA.
• Registro de la información de los Clientes en la base de datos de la EMPRESA.
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la EMPRESA.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
• Recolección de datos para enviar a proveedores responsables de las gestiones de recaudo, cobro de cartera morosa, cobro prejudicial y judicial de obligaciones morosas, firmas de abogados, centrales de riesgo e información crediticia y cualquier otra persona natural o jurídica que apoye a la EMPRESA en el trabajo de recuperar cartera.
• Verificar el cumplimiento y entrega de los productos adquiridos así como elaborar la facturación electrónica correspondiente.
• Envío de publicidad sobre productos y servicios.
• Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales por cualquier canal, tómese como ejemplo, whatsapp, Instagram, Facebook, página web, correo electrónico, etc.
• Comunicar descuentos, promociones y lanzamientos de productos.
• Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
• Comunicar la realización de actividades y eventos organizados la empresa o proveedores.
• Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
• Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
• Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismos para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados la EMPRESA
• Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación, contactarlo, verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargo.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo contractual o pre contractual entre usted y la EMPRESA.

 Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la EMPRESA salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

 A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de gestión humana, consultores, asesores, encargados de marketing y a otras personas y oficinas según corresponda.

 La EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

 De igual forma la EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. La EMPRESA ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la EMPRESA sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

 Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la EMPRESA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.  

 Usted autoriza expresa, informada y específicamente a la EMPRESA para realizar el tratamiento de los datos sensibles que se encuentren en su poder, únicamente cuando la ley lo disponga y no serán usados con fines de lucro o publicitarios. La EMPRESA tiene una política de tratamiento de datos sensibles: ninguno de los servicios que usted pueda obtener por parte de la EMPRESA será condicionada al suministro de datos sensibles.

 Por otro lado, la EMPRESA podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean niños o adolescentes menores de edad, en cuyo caso, la EMPRESA velará por el uso adecuado de sus datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor.

4. Derechos del Titular  

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA  como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
3. Ser informado por la EMPRESA, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la EMPRESA garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

5. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:  

 cristina.carvajal@delectricasac.com

Teléfono: 3154353223

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la EMPRESA, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.  

 Podrá consultar a la EMPRESA respecto de los datos personales tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por la EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por la EMPRESA en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

 Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a la EMPRESA atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la EMPRESA como receptor de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.  

6. Modificación de esta política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web, en la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.  

 Fecha de entrada en vigencia: Julio 2016 | Modificación: Agosto 2022

 Fecha vigencia de la base de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.